Executive Summary
UnicoGDPR è il modulo dell'ecosistema Unico sviluppato specificamente per le esigenze dei Data Protection Officer (DPO), dei Legal Manager e delle strutture di Compliance che operano in contesti Multicompany (Holding, Gruppi Finanziari, Reti di Mediazione e Società Collegate). La piattaforma centralizza l'intera architettura privacy del Gruppo, garantendo il pieno rispetto del principio di Accountability (Art. 5.2 GDPR) e l'automazione dei flussi di controllo.
🔐 Governance Multicompany e Matrice RACI Privacy Native
La gestione privacy di un gruppo di società o di una rete agenziale richiede una netta separazione dei ruoli giuridici. UnicoGDPR applica nativamente la Matrice RACI su ogni trattamento e processo dati, mappando con precisione le figure di Titolare del Trattamento, Contitolare, Responsabile ex Art. 28, Sub-Responsabile e DPO.
- Garante della Segregazione Dati: Isolamento o condivisione controllata dei Registri dei Trattamenti tra società del Gruppo in base agli accordi di Contitolarietà o Gruppo.
- Indipendenza e Controllo del DPO: Il DPO dispone di una dashboard di supervisione trasversale per monitorare scadenze, valutazioni d'impatto (DPIA) e violazioni (Data Breach) su tutte le entità.
- Log Immutabili di Accountability: Registrazione cifrata con marca temporale di ogni approvazione, parere del DPO o modifica dei registri, a prova di ispezione del Garante o della Guardia di Finanza.
Toolsuite Specialistica per il DPO
1. Registro Trattamenti Multicompany (Art. 30)
- Architettura Multi-Entity: Gestione di molteplici Titolari con un solo accesso centralizzato.
- Mappatura Automatica: Sincronizzazione con i database aziendali (via UnicoBPM) per il tracciamento dei flussi dati reali.
2. DPIA Wizard & Risk Assessment (Art. 35)
- Valutazione d'Impatto Guidata: Workflow di analisi dei rischi per trattamenti ad alto rischio (es. profilazione creditizia, AI).
- Parere del DPO Formalizzato: Passaggi vincolanti per la validazione formale del DPO con firma digitale e log immutabile.
3. Data Breach Protocol & SLA 72h (Art. 33-34)
- Countdown Stringente: Gestione degli incidenti di sicurezza con temporizzatore automatico sulle 72 ore per la notifica al Garante.
- Matrice di Severità: Calcolo automatico della necessità di notifica agli interessati e registro incidenti integrato.
4. Vendor Risk Management (Art. 28)
- Nomine Responsabili Automatiche: Generazione e tracciamento delle nomine per fornitori, banche e rete agenziale.
- Audit & Checklist Fornitori: Invio e raccolta automatizzata dei questionari di adeguatezza tecnico-organizzativa.
5. Gestione Esercizio Diritti (DSAR) & Data Retention
- Portal Diritti dell'Interessato: Presa in carico, verifica identità e risposta centralizzata alle richieste di accesso, cancellazione o opposizione.
- Politiche di Retention Automatizzate: Integrazione con i gestionali operativi (es. MediaFacile) per l'anonimizzazione o cancellazione dei dati alla scadenza dei termini di conservazione.
Matrice RACI dei Processi Privacy Multicompany
Mappatura dei ruoli operativi e di controllo applicata dall'engine UnicoGDPR:
| Attività / Adempimento Privacy |
DPO
(Data Protection Officer) |
Titolare del Trattamento
(CdA / Direzione) |
Responsabili del Trattamento
(Fornitori / Rete Agenti) |
UnicoGDPR Engine
(Automation & Audit Log) |
| Aggiornamento Registro Trattamenti (Art. 30) |
Consulted (C) |
Accountable (A) |
Responsible (R) |
Sync DB & Mappatura flussi |
| Esecuzione e Validazione DPIA (Art. 35) |
Consulted / Controllo (C) |
Accountable (A) |
Responsible (R) |
Wizard Risk Assessment |
| Gestione Incidente Data Breach (SLA 72h) |
Consulted / Parere (C) |
Accountable (A) |
Responsible (R) |
Timer 72h & Alert Notifica |
| Verifica & Nomina Fornitori (Art. 28) |
Consulted (C) |
Accountable (A) |
Responsible (R) |
Audit Trail Nomine & Checklist |
| Risposta a Richieste Interessati (DSAR) |
Consulted (C) |
Accountable (A) |
Responsible (R) |
Tracking SLA & Workflow DSAR |
| Evidenza di Accountability (Art. 5.2) |
Informed (I) |
Informed (I) |
Informed (I) |
Hash SHA-256 Immutabile (A/R) |
Valore Strategico per il DPO e l'Ufficio Legale
Vantaggi del Modello UnicoGDPR
- Visione Unificata Multicompany: Riduzione dell'80% del tempo necessario per coordinare la compliance privacy tra le diverse entità giuridiche del Gruppo.
- Inattaccabilità Ispettiva: Dimostrazione oggettiva e documentata dell'Accountability aziendale di fronte al Garante Privacy.
- Automazione Integrata: Integrazione nativa con i flussi operativi di UnicoBPM, UnicoCOGE e UnicoOAM per una compliance dinamica e mai statica.